Gratis tips 'Plan je feest' - checklist voor het regelen van een band of DJ

Een optreden regelen is best een klus. De meeste bruidsparen of privépersonen doen het voor het eerst. Je geeft en hoop geld uit en het moet natuurlijk in één keer goed. De band/DJ heeft een belangrijke rol op jouw feest en je wilt graag alles van tevoren goed geregeld hebben. En je wilt dat alles precies zo verloopt als jij dat hebt gepland!

 

Waar moet je allemaal aan denken? Wat moet je allemaal bespreken om een optreden vlekkeloos te laten verlopen? Hoe werkt het met contracten, betaling, geluidsinstallatie, laden/lossen enzovoort?

Graag wil ik je even op weg helpen. Optredens regelen is mijn dagelijks werk, dus ik heb wel wat ervaring! Ik heb inmiddels heel wat optredens verzorgd voor boekingskantoren en particulieren. Op allerlei locaties in Nederland ben ik de meest uiteenlopende situaties tegengekomen.

Hieronder heb ik een checklist gemaakt, die je eenvoudig kunt uitprinten en gebruiken. Dat is vooral handig als je ons niet gaat boeken. Boek je ons wel, dan kun je ervan uitgaan dat ik zelf die checklist voor je regel. Je hoeft dan zelf nergens aan te denken!

 1 De boeking

  • Kun je de band/DJ van tevoren bekijken of persoonlijk spreken?
  • Speelt de band/DJ een vast programma of kun je eigen wensen aangeven?
  • Welke genres muziek speelt de band? Heft de band/DJ een repertoirelijst die je kunt inzien?
  • Hoe klinkt de band? (gebruik altijd een goede koptelefoon of mooie speakers om demo's te beluisteren, de speakers van je laptop zijn meestal niet voldoende!)
  • Kunnen zij verschillende stijlen muziek spelen (achtergrondmuziek, dansmuziek)?
  • In welke bezetting speelt de band? Zijn alle muzikanten die je op de website ziet ook op jullie evenement aanwezig?
  • Maakt de band/ DJ van tevoren een contract?
  • Ontvang je achteraf een factuur?
  • Is de opgegeven prijs inclusief of exclusief btw?
  • Komen er nog reiskosten bij?
  • Zijn de kosten van een licht- en geluidsinstallatie inbegrepen? 
  • Voor hoeveel mensen en voor welke zalen is deze installatie toereikend?
  • Heeft de band een podium nodig? Hoe groot moet dat podium dan zijn?
  • Is de band/DJ zelfstandig (is er een Verklaring ArbeidsRelatie of VAR)?
  • Is de band/DJ verzekerd (zakelijke WA-verzekering)?
  • Wat gebeurt er in geval van ziekte van de band/DJ? is er dan vervanging?
  • Wat gebeurt in geval van ziekte van een bandlid?

 

2 De locatie

  • Is de locatie eenvoudig met de auto bereikbaar?
  • Is het optreden buiten of binnen?
  • Bij een optreden buiten: is het podium overdekt?
  • Hoe ver is het lopen van laad- en losplek naar de speelplek? Meer dan 25 meter?
  • Zijn er trappen of drempels? Is er grint of onverharde wegen?
  • Moet de band tijdens het laden en lossen door een ruimte die door jullie gebruikt wordt (bijvoorbeeld voor het diner?)
  • Kan de band/DJ in de buurt parkeren? (in een straal van 500 meter)? Is er betaald parkeren?
  • Is er een podium? En zo ja, hoe groot is het podium? Hoe groot moet het podium minimaal zijn voor jouw band/DJ?
  • Is er een dansvloer?
  • Waar zit de oudere generatie? Oudere mensen hebben vaak last van hard geluid en willen graag een rustige plek. Het is dus handig om voor hun een rustig plekje te creëren, niet in de buurt van het podium en de boxen.
  • Hoe ziet de stroomverzorging uit? Hoeveel stroom heeft jouw band/DJ nodig?
  • Heeft jouw locatie een geluidsbeperking? Zo ja, wat is het maximum (in dB)
  • Is er een kleedkamer voor de band?
  • Is er een maaltijd voor de band? Heeft iemand van de band een bepaald dieet (bijv. glutenvrij, lactosevrij, vegetarisch)?
  • Zijn er consumpties voor in de pauze?
  • Heeft de band bijzondere eisen (wij van 12dance hebben dat niet).
  • Wie is de contactpersoon van de locatie?

 

3 Het optreden

  • Hoeveel tijd heeft de band nodig om op te bouwen? Hoe lang van tevoren moet de zaal voor de band beschikbaar zijn?
  • Wanneer staat de band/DJ klaar? Is alles opgeruimd en netjes als jouw gasten binnenkomen?
  • Heeft de band een soundcheck nodig? Hoe hard is die en kan dit je feest verstoren?
  • Hoe lang speelt de band/DJ?
  • Hoeveel sets speelt de band?
  • Hoe is de opbouw van de avond? Past de band zich aan bij het programma van je avond?
  • Hoe is de band gekleed? Heb jij een dresscode en wil je dat de band/DJ zich daaraan houdt?
  • Wat gebeurt in de pauzes? Heeft de band een iPod of CD-speler met pauzemuziek?
  • Wat gebeurt met stukjes? Kan de band dit begeleiden?
  • Wat gebeurt met verzoekjes? Kan de band 'jullie liedje' instuderen?
  • Hoe zit het met de openingsdans? Wanneer wil jij dat deze gespeeld wordt? Kun je een extra liedje kiezen?
  • Wie is jullie ceremoniemeester? Heeft de band/DJ zijn telefoon nummer en andersom?
  • Hoe hard speelt de band? Heb je invloed op het volume van de band? Hoe hard is het minimaal? Hoe hard kan de band maximaal? 
  • Heeft de band een dB-meter? (Deze meet het geluidsvolume. Sommige locaties vereisen dat.)
  • Hoe sluit de band/DJ het feest af? Met een spetterende afsluiting of een romantische laatste dans?
  • Wat gebeurt ere als jullie langer door willen gaan?
  • Wat gebeurt bij het einde van het optreden? Gaan de bandleden meteen alles inpakken of wachten zij tot jullie gasten vertrokken zijn?

 

4 Na het optreden

    • Hoe lang heeft de band nodig om af te breken?
    • Ontvang je een factuur?
    • Wanneer moet je betalen?
    • Hoe lang is de betalingstermijn?

 

Tweetz

Contact informatie

Marconistraat 135

\r\n

1223 BT Hilversum

\r\n

0655827583

\r\n

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. 

Let's get social

Delen

Deel dit artikel

Bel 0655827583 of klik hier voor meer informatie!
Back to top